견적서·수주서·발주서

견적/발주 화면은 회계관리 상단 메뉴 견적/발주(E) 또는 Alt+E 로 엽니다.

작성

1. 왼쪽 메뉴에서 견적서 · 수주서 · 발주서 대장을 전환합니다.
2. 입력창에서 수신처(거래처) 를 고르고 [품목 선택] · [+ 행 추가] 로 품목을 넣으면 금액이 자동 계산됩니다. [품목 선택] 창에서는 Ctrl·Shift 로 여러 품목을 한 번에 고를 수 있고, 발주서에서는 목록의 단가가 매입단가로 보입니다. 'VAT 포함단가' 도 선택할 수 있습니다.

• 마우스를 쓰지 않아도 됩니다 — 품목표 첫 칸인 [품목명]을 비운 채 Enter 를 누르면 같은 창이 뜹니다. 고르든 취소하든 커서는 다음 칸(규격)으로 넘어갑니다.

1. F10 으로 저장합니다.

발주서는 네 가지가 다릅니다

발주서는 내가 사는 문서입니다. 나머지 셋(견적서·수주서·거래명세표)은 파는 문서라, 아래 네 가지가 갈립니다.

• 물건을 대는 쪽이 공급자입니다. 발주서에서 [전표발행] 이 매입 전표를 만드는 것도 같은 까닭입니다.
• 같은 까닭으로 발주서 대장에는 [거래명세표발행] 이 없습니다. 거래명세표는 파는 쪽이 사는 쪽에 발행하는 문서라, 우리가 사려고 보낸 발주서로는 만들 수 없습니다 — 공급처가 우리에게 발행해 주는 것을 받으시면 됩니다. 견적서·수주서 대장에는 그대로 있습니다.
• 매입기준단가를 적어 두지 않은 품목은 매출기준단가로 채우고 단가 칸을 옅은 주황으로 표시합니다. 0원짜리 발주서를 만들지 않으려는 것이니, 그 칸은 실제 매입가로 수정해 주세요. 매입기준단가는 품목 등록창에서 정합니다.
• 지불조건·납품기한·납품장소는 발주서에도 그대로 있습니다. 다만 환경설정의 기본값은 발주서 것을 따로 정합니다 — 우리가 사는 문서라 조건의 방향이 반대이기 때문입니다(환경설정 > 견적/발주 > 문서 기본값의 발주서 칸).

전환과 관리

• 견적서를 수주서로 전환하거나 매출·매입 전표로 만들 수 있습니다.
• 대장 목록의 [처리] 칸에는 그 문서가 무엇으로 넘어갔는지 한 글자 뱃지로 나옵니다 — 수는 수주서로 전환, 거는 거래명세표 발행, 전은 전표 발행입니다. 회계관리 전표목록의 [증빙] 뱃지(세·카·현)와 같은 방식이고, 마우스를 올리면 뜻이 나옵니다. 여럿을 했으면 수·거·전 처럼 여럿이 나오며, 누른 차례와 상관없이 늘 같은 모양입니다. 손으로 켜고 끌 수는 없습니다.
• 툴바 [거래명세표발행] 과 [전표발행] 은 여러 건을 선택해도 됩니다 — Ctrl·Shift 로 여러 줄을 잡으면 됩니다. 둘 다 두 건 이상이면 창을 열지 않고 바로 저장합니다 — [전표발행]은 회계관리 전표목록에서, [거래명세표발행]은 거래명세표 대장에서 발행 뒤 수정하실 수 있습니다. 한 건만 선택하시면 입력창이 열립니다. [거래명세표발행]으로 만든 명세표의 날짜는 견적일자가 아니라 오늘입니다 — 거래명세표 날짜는 물건을 준 날이기 때문입니다. [전표발행]으로 만든 전표도 같습니다.

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⚠️ 다만 거래명세표 대장에서 [전표발행]을 누르시면 전표 날짜는 그 명세표의 날짜입니다. 물건이 나간 날이 곧 거래일이라, 오늘로 바꾸면 매출이 잡히는 달이 달라져 부가세 신고와 어긋납니다. [전표발행]은 견적서의 품목 줄도 함께 옮기므로 재고도 같이 움직입니다. [처리] 칸에 이미 글자가 붙은 문서는 제외합니다 — [전표발행]은 전 이, [거래명세표발행]은 거 가 붙은 것을 뺍니다(입력창의 같은 버튼도 예전부터 그렇게 동작했습니다). 다시 발행하셔야 하면 우클릭 → [처리 표시 지우기] 로 글자를 뗀 뒤 누르시고, 선택한 것이 전부 제외되면 안내창이 그 길을 알려 줍니다.

견적서 없이 바로 파는 거래는 거래명세표 대장의 [거래명세표 작성] 으로 명세표부터 만드시면 됩니다. 물건을 주며 명세표를 주고, 그 명세표에서 [전표발행] 으로 장부에 잡는 것이 실무 순서입니다.

입력창에도 [거래명세표발행]이 있습니다. 견적서·수주서를 열면 아래 단추 줄에 있고, 차례가 곧 실무 흐름입니다 — [수주서전환] [거래명세표발행] [전표발행] 순으로, 주문을 받고(수주서) 물건을 주고(명세표) 매출을 잡는(전표) 차례입니다. 뒤쪽 [엑셀출력]·[인 쇄]·[메일전송]은 발행이 아니라 내보내기라 한 덩어리로 뒤에 있습니다. 발주서에는 없습니다: 거래명세표는 파는 쪽이 사는 쪽에 발행하는 문서라 우리가 사려고 보낸 발주서로는 만들 수 없습니다. 이미 발행한 문서를 다시 열면 그 버튼에 색이 들어오고, 색이 든 버튼을 누르면 발행이 아니라 [처리 표시]를 지울지 물어봅니다([전표발행]·[수주서전환]과 같은 규칙입니다). 여러 건에 발주서가 섞여 있으면 그 건은 제외하며, 몇 건을 뺐는지는 확인창 안에서 함께 알려 줍니다. 선택한 것이 전부 발주서면 확인창 없이 [거래명세표 발행 안 됨] 안내만 뜨고 아무것도 발행하지 않습니다.

• 툴바 [거래명세표발행] 은 선택한 견적서·수주서로 거래명세표를 만듭니다. 거래처·품목·금액이 채워진 채로 거래명세표 입력창이 열리고, [확 인] 으로 저장하면 원래 문서의 [처리] 칸에 거 뱃지가 붙습니다. 채워 열어 줄 뿐이라 취소하고 닫으면 아무 표시도 남지 않습니다.
• 이미 한 일은 버튼이 알려 줍니다. 전표를 발행했거나 수주서로 전환한 문서를 다시 열면 입력창 아래 [전표발행]·[수주서전환] 버튼의 테두리와 글자에 색이 들어오고, 마우스를 올리면 무엇을 이미 했는지 나옵니다(전표는 파랑, 수주서는 주황 — 대장 [처리] 칸의 뱃지와 같은 색입니다). 전표를 지워도 이 표시는 저절로 사라지지 않습니다 — 견적서와 만들어진 전표를 잇는 기록이 없어서입니다. 색이 든 버튼을 다시 누르면 표시를 지울지 물어봅니다(표시만 지우고 만들어진 전표는 건드리지 않습니다). 지우고 나면 버튼이 본래 모양으로 돌아가므로 한 번 더 누르면 다시 발행됩니다. 입력창 버튼으로 지울 수 있는 것은 [전표발행]·[수주서전환] 둘뿐입니다 — 거(거래명세표)는 대장 툴바에서만 발행해 입력창에 그 버튼이 없기 때문입니다. 대신 대장 목록에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르면 [처리 표시 지우기] 가 있고, 여기서는 세 글자 모두 지울 수 있습니다. 붙어 있는 글자가 하나면 바로 그 하나를 지우고, 여럿이면 글자별로 고르거나 [모두 지우기] 를 쓸 수 있습니다. 여러 줄을 골라 한꺼번에도 됩니다. 여기서도 표시만 지우고 만들어진 문서는 건드리지 않습니다.
• 담당자별·거래처별 발행내역으로 원하는 조건만 모아 봅니다. 담당자별 보기에서 F12 를 누르면 담당자 선택이 풀려 전체가 다시 보입니다.
• 기간 줄의 기간 오른쪽 배지에 조회된 건수가 표시됩니다. 담당자별·거래처별 집계로 볼 때도 그룹 수가 아닌 문서 건수를 보여줍니다.
• 환경설정 > 견적/발주 탭에서 문서별 인쇄 양식과 문서번호 규칙을 각각 정합니다.
• 대장에서 행을 우클릭하면 추가·수정·삭제·복사를, 아래 [메일전송] 으로 문서를 바로 메일로 보낼 수 있습니다.

문서 한 장을 엑셀로 내보내기

입력창 아래 [엑셀출력] 은 지금 보고 있는 문서 한 장을 엑셀 파일로 만듭니다. 받는 쪽에서 엑셀로 달라고 할 때 쓰세요.

• 담기는 차례는 인쇄물과 같습니다 — 제목·문서번호·일자, 수신·발신(역할 이름은 문서 종류를 따릅니다 — 위 안내 참고), 품목 명세, 합계(한글 금액 포함), 입금계좌(발주서는 빠집니다), 거래조건, 비고.
• 칸 이름 하나가 화면과 다릅니다. 입력창에서 [등록번호] 칸에 적는 문서번호는 엑셀 맨 위에 견적번호(수주서·발주서·거래명세표는 수주번호·발주번호·명세표번호)로 나가고, 발신(공급자) 칸의 등록번호에는 우리 사업자등록번호가 들어갑니다 — 받는 쪽이 여는 문서라 인쇄물과 같은 표기를 씁니다.
• 금액·수량이 숫자로 들어가 받는 쪽에서 바로 더할 수 있습니다.
• 품목표는 No·품목명·규격·단위·수량·단가·공급가액·세액·비고 아홉 칸을 모두 내보냅니다. 인쇄 설정에서 규격이나 세액 칸을 감춰 두었더라도 엑셀에는 그대로 나옵니다 — 엑셀은 값이 빠져도 눈에 띄지 않기 때문입니다. 필요 없는 칸은 받는 쪽에서 숨기면 됩니다.
• 누르면 문서를 먼저 저장한 뒤 파일을 만듭니다(인쇄와 같습니다).
• 파일 이름은 견적서_EST-202608-077.xlsx 처럼 문서 종류와 번호로 미리 채워집니다.

대장(목록) 화면의 [엑셀] 은 다른 기능입니다 — 그쪽은 목록 전체를 표로 내보냅니다.

입금계좌는 저장할 때 문서에 박힙니다

문서 아래 입금계좌 는 저장하는 순간 그 문서에 함께 기록됩니다(발주서에는 입금계좌가 없습니다 — 위 표 참고). 나중에 회사정보에서 계좌를 바꿔도 이미 발행한 견적서·발주서를 다시 열거나 인쇄하면 그때 보낸 계좌가 그대로 나옵니다 — 거래처가 들고 있는 종이와 달라지지 않게 하기 위해서입니다.

• 계좌를 바꾸기 전에 저장한 옛 문서에는 계좌가 기록되어 있지 않으므로, 예전처럼 현재 회사정보의 계좌를 보여 줍니다. 그 문서를 한 번 저장하면 그때의 계좌가 기록되어 이후로는 흔들리지 않습니다.
• 계좌가 바뀐 뒤 새 계좌로 다시 보내야 한다면 그 문서를 복사해 새로 발행하세요. 복사본과 견적서를 전환한 수주서는 오늘 기준 계좌를 씁니다.
• 품목의 단가·수량도 마찬가지로 저장된 값 그대로입니다. 품목대장에서 기준단가를 바꿔도 이미 저장한 문서의 금액은 변하지 않습니다.
• 거래조건도 같습니다 — 유효기간·지불조건·납품기한·납품장소·특이사항은 새 문서를 열면 환경설정 > 견적/발주의 기본값으로 칸에 미리 채워집니다. 그대로 두면 그 값이 문서에 함께 저장되고, 나중에 기본값을 바꿔도 이미 발행한 문서의 인쇄물은 그대로입니다. 지불조건·납품기한·납품장소는 견적서·수주서와 발주서를 따로 정하며, 발주서 칸을 비워 두면 발주서에는 거래조건이 들어가지 않습니다(견적서 값을 가져오지 않습니다). 미리 채워진 조건을 지우고 저장하면 그 칸은 빈 채로 발행됩니다 — 기본값이 다시 들어오지 않으니, 이 거래처만 지불조건을 비우고 싶을 때 그렇게 하세요.
• 다만 상호·대표자·주소·전화·도장 같은 회사정보는 늘 최신을 씁니다. 옮긴 주소·바뀐 연락처가 바로 반영되고, 처음 입력할 때 낸 오타를 수정하면 옛 문서에도 적용되는 편이 이롭기 때문입니다.

Enter 는 Tab 처럼 다음 칸으로

입력창에서 Enter 가 Tab 처럼 동작합니다. 발행일자 → 수신처(상호·수신자·전화·팩스·핸드폰·이메일) → 발신처(등록번호·거래내역·담당·팩스·전화·이메일) → 거래조건 순으로 넘어가고, 마지막 조건 칸에서 Enter 를 누르면 저장하지 않고 품목표 첫 줄로 넘어갑니다 — 품목을 넣기 전에 문서가 저장될 걱정이 없습니다. 품목표 안에서도 Enter 로 칸을 옮기고, 줄 끝에서 누르면 다음 줄이 생깁니다. 중간에 바로 저장하려면 Ctrl+Enter 입니다.

• 거래명세서(거래명세표 입력창)도 같은 창이라 똑같이 동작합니다. 거기서는 유효기간·지불조건이 숨겨져 있으므로 그 두 칸을 건너뜁니다.
• 메모는 순회에서 빠집니다 — 여러 줄 칸이라 거기서 Enter 는 줄바꿈입니다.