기초 정보 등록 (회사·거래처·품목·계정과목)

전표를 넣기 전에 회사 정보와 자주 쓰는 거래처·품목을 먼저 등록해 두면 이후 입력이 빨라집니다. 왼쪽 사이드바에서 각 항목을 엽니다.

회사 정보 (우리회사정보)

사이드바 회사정보 를 누르면 우리회사정보 창이 열립니다. 여기 입력한 내용이 세금계산서·거래명세표·견적서·보고서에 자동으로 찍히므로, 가장 먼저 채워 두는 것이 좋습니다.

창은 왼쪽 안내(①사업자 정보 · ②연락처 · ③계좌·인감 · ④기본 계정)와 오른쪽 입력 폼으로 나뉘며, 안내의 단계를 누르면 해당 항목으로 바로 이동합니다.

• 사업자 정보 — 상호, 회계기간(처음에 올해 1/1~12/31 이 채워져 있습니다. 시작일만 고르시면 종료일은 1년 뒤 하루 전으로 자동 계산되고, 종료일 칸은 직접 수정할 수 없습니다), 기수(1~99. 해가 바뀌면 자동으로 1 오릅니다. 이미 몇 해 사업하셨다면 처음에 실제 기수를 넣으세요), 사업자번호, 법인(주민)번호, 대표자, 종사업장, 업태, 종목, 주업종코드, 주소.
• 연락처 — 전화, 팩스, 휴대폰, 담당자, 이메일, 홈페이지. 여기 담당자는 우리 회사에서 이 장부를 맡은 사람으로, 견적서·거래명세표의 발신 담당자 자리에 쓰입니다(환경설정 > 견적/발주 > [발신 담당자 정보] 에서 회사정보 담당자와 거래처별 영업담당자 중 무엇을 쓸지 고릅니다).
• 계좌·인감 — 계좌번호(예금주 포함), 그리고 인감(도장) 이미지. 인감 상자에 이미지를 끌어다 놓거나 상자를 클릭해 파일을 고르면 세금계산서·거래명세표에 도장이 찍힙니다. 넣을 수 있는 파일은 PNG · JPG · JPEG · BMP · GIF · WEBP · TIF · TIFF 이며, 배경이 투명한 PNG 를 쓰면 도장 뒤 흰 네모가 글자를 가리지 않습니다.
• 기본 계정 — 전표를 열 때 미리 채울 계정과목 여덟 칸입니다(아래 기본 계정 항목 참고).

입력을 마치면 오른쪽 아래 [저장] 을 누릅니다.

주소는 [주소검색] 으로 채우세요. 주소 줄은 거래처 등록창과 같은 [우편번호] [주소] [주소검색] 순입니다. 오른쪽 [주소검색] 을 누르면 도로명·건물명·지번 일부로 찾아 주소와 우편번호를 함께 채웁니다. 여기 넣은 주소는 세금계산서·거래명세표·견적서의 공급자 란에 그대로 찍힙니다. 이미 적어 둔 주소와 다르면 바꿀지 물어보므로, 층·호수까지 적어 두셨다면 [우편번호만] 을 고르세요.

Enter 는 Tab 처럼 다음 칸으로 넘어갑니다. 상호부터 기본 계정 마지막 칸까지 Enter 만 눌러 차례로 내려갈 수 있고, 마지막 칸(매입 — 채무계정)에서 Enter 를 누르면 저장됩니다. 중간에 바로 저장하려면 Ctrl+Enter 를 누르세요. 회계기간은 시작일 칸을 눌러 달력에서 고릅니다 — 종료일 칸은 자동 계산이라 눌러도 달력이 열리지 않습니다.

사업자번호는 자동으로 한 번 검사합니다. 10자리를 다 채우면 검증번호(마지막 자리)가 맞는지 확인해, 맞지 않으면 칸 위에 빨간 확인 필요가 붙고 저장할 때 다시 물어봅니다. 오타를 잡아 주는 장치라 그대로 저장하실 수도 있습니다. 다만 이 번호는 세금계산서와 부가세 전자신고 파일에 그대로 쓰이고 라이선스도 여기에 등록되므로, 표시가 뜨면 한 번 확인해 보시길 권합니다.

사업자등록증으로 자동입력 (AI)

창 아무 곳(오른쪽 입력칸 위·아래 버튼 위 어디든)에 사업자등록증 이미지를 끌어다 놓으면, AI가 상호·사업자번호·대표자·주소·업태·종목 등을 읽어 입력칸을 자동으로 채웁니다. 버튼을 클릭해 파일을 선택해도 됩니다.

이 자동입력은 환경설정 > AI 설정 에 AI 접속 토큰이 등록되어 있어야 동작합니다. 채워진 내용은 반드시 확인한 뒤 저장하세요.

기본 계정 — 전표에 미리 채울 계정 정하기

우리회사정보 네 번째 단계 [기본 계정] 에서, 전표 입력창을 열거나 [자동계정](F6)을 누를 때 미리 채울 계정과목을 정합니다. 이 장부에만 걸리므로 사업장마다 다르게 둘 수 있습니다.

칸은 여덟 개이고, 전표 창과 같은 차례입니다 — 왼쪽이 거래계정, 오른쪽이 결제계정.

통장으로 받는 사업장이라면 [입금 — 결제계정] 을 보통예금 으로 바꿔 두세요. 그러면 입금 전표를 열 때 결제계정에 현금 대신 보통예금이 채워집니다. 외상대금 회수가 잦다면 [입금 — 거래계정] 을 외상매출금 으로 두는 것도 같은 이유입니다.

• 칸을 클릭해 계정과목명을 치면 자동완성이 뜹니다. 목록에서 고르세요.
• 비워 두면 기본값(위 표 오른쪽 칸)을 씁니다. [기본값으로] 를 누르면 여덟 칸이 한 번에 비워집니다.
• 이 장부에 없는 계정을 적으면 저장할 때 어느 칸인지 짚어 알려줍니다.
• 정한 값은 새로 여는 전표부터 반영됩니다. 이미 열어 둔 전표 창은 닫았다 다시 여세요.
• 반품(환불·환매)은 매출·매입에서 정한 계정을 좌우로 뒤집어 씁니다. 따로 정하지 않습니다.
• 계정과목 이름을 나중에 바꿔도 설정은 그대로 따라갑니다(계정 번호로 기억하기 때문입니다).

거래처 등록

사이드바 거래처 를 엽니다. 목록에서 F2(또는 [신규])로 새 거래처를 추가하고, 상호·사업자번호·대표자·연락처를 입력합니다.

등록창에서 Enter 는 Tab 처럼 다음 칸으로 넘어갑니다. 거래처·품목·계정과목·사용자 등록창 모두 같으며, 마지막 칸에서 Enter 를 누르면 저장됩니다(중간에 바로 저장하려면 Ctrl+Enter). 체크박스·라디오와 메모/비고 같은 여러 줄 칸, 표는 순회에서 빠지므로 Tab 이나 마우스로 오가시면 됩니다.

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거래처 등록창의 담당자 칸에서만 Enter 가 '연락처 추가'로 동작해, 담당자를 여러 명 이어서 넣을 수 있습니다. 목록 화면에서는 표에서 Enter 로 선택한 항목을 열고, 검색칸처럼 표 밖에서는 Enter 가 아무 동작도 하지 않습니다.

거래처의 사업자번호도 회사정보와 똑같이 검증번호를 확인합니다. 맞지 않으면 확인 필요가 붙고 저장할 때 물어봅니다. 거래처 번호가 틀리면 그 거래처로 발행·수취하는 세금계산서와 부가세 신고 자료가 함께 어긋나므로, 특히 눈여겨보시는 것이 좋습니다.

주소는 [주소검색] 으로 채우세요

사업장 주소 줄은 [우편번호] [주소] [주소검색] 순으로 놓여 있습니다. 오른쪽 [주소검색] 을 누르면 주소 찾기 창이 열리고, 주소 일부(도로명·건물명·지번)로 찾아 한 줄을 고르면 사업장 주소와 우편번호가 함께 채워집니다. 주소를 먼저 적어 두었다면 그 주소가 검색어로 들어가 있으니 바로 [검색] 을 누르면 되고, 결과 줄을 두 번 눌러도 선택됩니다.

왜 손으로 치지 않는 게 좋은가 — 거래처 주소는 세금계산서에 그대로 복사돼 찍힙니다. 손으로 치면 "서울시 중구 세종대로110" 처럼 약칭·띄어쓰기가 섞이는데, 찾아서 고르면 정식 도로명주소 "서울특별시 중구 세종대로 110" 이 들어갑니다.

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이미 적어 둔 주소와 고른 주소가 다르면 바꿀지 물어봅니다 — 층·호수까지 적어 두셨다면 [우편번호만] 을 고르세요. 상세주소는 도로명주소에 없어서 덮어쓰면 사라집니다. 못 찾는 주소(신축 등)는 창 아래에서 우편번호 5자리만 직접 입력할 수 있습니다.

거래 설정 — 이 거래처의 기본값

두 번째 단계 [거래 설정] 은 이 거래처로 전표를 넣을 때 쓰일 기본값입니다.

• 주거래 구분(매출·매입·기타) — 주로 어느 쪽으로 쓰는지만 정합니다. 제한이 아닙니다 — 매출도 매입도 있는 거래처는 하나로 등록하고 자주 쓰는 쪽을 고르세요. 정해 둔 쪽이 아닌 전표도 그대로 넣을 수 있고, 거래처 원장에 양쪽이 다 모입니다.
• 거래 계정 · 결제 장부 — 이 거래처로 매입매출(F3) 전표를 열 때 계정과목 두 칸에 미리 채워질 계정입니다(예: 상품매출 / 외상매출금). 비워 두면 구분에 따른 기본 계정이 들어갑니다. 전표에서 계정을 직접 고른 뒤에 거래처를 고르면 덮지 않습니다.
• 매출 가격등급 — 거래처를 등급으로 묶어 같은 품목을 등급마다 다른 값에 팔 때 씁니다. 등급을 고르면 매출 전표·견적서에서 품목의 그 등급 단가가 들어갑니다(매입에는 붙지 않습니다). 환경설정 > 물류관리 > [매출 등급가] 에서 [등급별 단가 사용] 을 켜야 고를 수 있고, 품목별 등급 단가는 품목 등록창 [매출 등급별 단가] 표에 넣습니다.
• 거래처 분류 — 거래처를 묶는 이름표입니다(예: 서울권·주요매입처). 옆의 [분류등록] 으로 만들어 두면 목록의 '거래처분류' 칸에 표시되고 [필터 ▾] 로 걸러 볼 수 있습니다.
• 영업 담당자 — 우리 회사에서 이 거래처를 맡은 직원입니다(상대 회사 담당자는 세 번째 단계 [담당자] 에 넣습니다). 사이드바 사용자 에 등록된 사람만 목록에 나옵니다.
• 전용품목장 사용 — 같은 품목이라도 이 거래처에만 다른 단가로 팔 때 켭니다. 켜면 옆의 [전용품목장…] 버튼이 열리고, 거기서 품목을 담아 전용단가를 적어 둡니다. 그 뒤로 이 거래처의 매입매출(F3)·견적서는 그 단가를 씁니다(아래 참고).

대표자를 비우면 저장할 때 한 번 물어봅니다. 이 값은 세금계산서·거래명세서의 성명 란에 그대로 찍히기 때문입니다. 아직 모르면 [비워 두고 저장] 을 고르고 나중에 채우면 됩니다.

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담당자는 없어도 저장됩니다. 담당자명은 [＋ 추가](F5) 를 누를 때만 있어야 합니다.

거래처마다 단가가 다르면 — 전용품목장

같은 품목을 거래처마다 다른 값에 파는 경우, [거래 설정] 의 [전용품목장 사용] 을 켜고 옆의 [전용품목장…] 을 누릅니다.

1. [＋ 품목 담기] 로 품목대장에서 품목을 고릅니다(여러 개 한꺼번에 됩니다).
2. 표에서 전용단가를 그 거래처 값으로 수정합니다. 필요하면 기본수량도 적어 둡니다.

이 거래처로 매입매출(F3) 전표를 열고 품목을 고르면 전용단가가 들어가고 단가 칸이 연한 파란색으로 표시됩니다. 품목 검색 목록에서는 전용품목이 [전용] 표시로 맨 위에 모여 나옵니다. 견적서·발주서도 같은 단가를 씁니다. 전용품목장에 없는 품목은 예전처럼 품목대장의 기준단가를 씁니다.

전용단가는 매입·매출에 같은 값이 쓰이고, 단위·환산율·면세 여부는 품목대장을 따릅니다. '이 거래처 표기(별칭)' 칸에 이름을 적으면 그 거래처의 명세서·계산서에 그 이름이 찍힙니다. [전용품목장…] 은 거래처를 저장한 뒤에 열 수 있습니다.

품목 등록

사이드바 품목 에서 판매·구매하는 물품을 등록합니다. 분류명 옆 [분류등록]으로 품목 분류를 만들어 두면 목록에서 분류별로 묶어 볼 수 있습니다.

바코드는 품목마다 달라야 합니다. 이미 다른 품목이 쓰고 있는 바코드로 저장하면 어느 품목이 쓰는지 알려 주고 막습니다 — 겹쳐 두면 전표에서 찍었을 때 엉뚱한 품목의 재고가 빠지기 때문입니다. 바코드 칸에는 64자까지 들어갑니다(EAN13·UPC 는 물론 긴 Code128, 짧은 주소가 든 QR 까지).

[단가·재고] 단계의 창고번호 옆 [창고선택] 으로 등록된 창고에서 고를 수 있고, 번호를 넣으면 옆에 창고 이름이 함께 표시됩니다. 창고를 새로 만드는 곳은 환경설정 > 물류관리 > [창고 관리 열기] 한 곳이며, 같은 화면에서 [창고 사용] 을 끄면 품목 등록창의 창고번호 칸도 함께 사라집니다.

매출 등급별 단가 표는 거래처를 등급으로 묶어 같은 품목을 등급마다 다른 값에 파는 기능입니다. 환경설정 > 물류관리 > [매출 등급가] 에서 [등급별 단가 사용] 을 켜야 입력할 수 있고, 등급 이름(예: 도매가·소매가)도 거기서 정합니다. 품목 등록창의 [등급가 명칭 설정] 버튼도 같은 설정을 수정합니다.

여기 넣은 단가는 거래처 등록창 [거래 설정] 의 [매출 가격등급] 에서 그 등급으로 지정한 거래처의 매출 전표·견적서에 들어갑니다(매입에는 붙지 않습니다). 거래처마다 값이 다르다면 등급 대신 전용품목장을 쓰고, 둘 다 있으면 전용품목장이 이깁니다.

계정과목

사이드바 계정과목 에는 표준 계정과목이 기본으로 들어 있습니다. 장부를 새로 만들면 현금·보통예금·외상매출금·외상매입금·상품매출·급여처럼 업종을 가리지 않고 쓰는 계정 49개가 자동으로 등록되므로, 대부분은 그대로 쓰시면 됩니다.

업종에 따라 더 필요한 계정은 목록 아래 [업종별 계정 추가] 로 묶음 단위로 넣습니다. 여러 묶음을 한 번에 고를 수 있고, 고르는 대로 몇 개가 추가되는지 아래에 표시됩니다. 제조업(제품·원재료·재공품·제품매출) · 건설업(공사수입금·건설중인자산) · 부동산·설비(토지·건물·기계장치) · 어음 거래 · 금융·투자 · 외화 거래 · 인사·급여 확장 · 법인 전용 · 무형자산 · 기타 계정 중에서 고르면 됩니다. 이미 있는 계정은 건너뛰므로 여러 번 눌러도 안전합니다.

처음부터 100개가 넘는 계정을 다 넣지 않는 이유는, 안 쓰는 계정이 전표 입력창의 자동완성 목록을 채우면 오히려 찾기 불편하기 때문입니다.

코드는 국내 세무회계 프로그램이 공통으로 쓰는 3자리 표준 코드(101 현금 · 108 외상매출금 · 251 외상매입금 · 801 급여 …)라, 세무대리인에게 자료를 넘길 때도 그대로 통합니다.

필요하면 F2 로 계정을 추가하고 Enter 로 수정합니다. 표준 계정 아래에 세부 계정을 두고 싶으면 표준코드 뒤에 두 자리를 붙여 만드세요 — 예를 들어 급여(801) 아래 임원급여는 80101 로 만들고 표준코드 칸에 801 을 넣습니다.

품목은 전표를 넣다가 [코드] 칸에 등록되지 않은 코드·바코드를 넣으면 그 자리에서 등록할 수 있으니, 처음부터 전부 넣지 않아도 됩니다. 거래처는 사이드바 [거래처] 에서 등록합니다 — 전표의 거래처 칸은 등록된 거래처 중에서 고르는 자리입니다.

이미 다른 프로그램·엑셀에 거래처·품목 목록이 있다면 사이드바 엑셀업로드 로 한 번에 가져올 수 있습니다 (다음 문서 참고).